保育園、幼稚園の父母会やPTAの役員、やったことありますか？
廃止などの所もあるようですが、お子様がいると何かとついて回るものですね。
ネコダの子供たちが通う園でも父母会がありますが、USBフラッシュメモリを用いてのやりとりなどが
とにかく手間がかかる！！
それもフルタイムで働く親御さんには役員の仕事もかなり時間が割かれます。
USBのデータ借りに行って、データの見直しを他の役員がして、印刷して・・・
何かの係なんかになった日にはどうやってそこに時間を割けばいいの？
ネコダ子供たちの通う園の父母会は2年ほど前からかなり仕事量を減らし、
新年度はネコダも役員で更に会長的立場ですが、
昨年度より更に効率化をはかるため様々な点を変更しております。
この記事では、効率化のためにやったことをご紹介していきます。
それは本当に必要？要らない仕事はなくす
まずは要らない仕事の精査です。
要らない仕事はいっそ
なくしてしまいましょう。
特に日時が指定されるような仕事・・・
これから共働きが進んでいく世の中で本当にこなしていけるのか？
と疑問を持つことです。
私の居る父母会で
ですが、月一での業務は半年に一度にして管理方法を簡易化させたり、時間を取られないような工夫をしたりなどのスリム化。
逆に簡易化したことで周知されたりして、状態も良くなった印象です。
あとは形骸化している仕事などもなくしました。
また、安全方面での係などもあったのですが、
そんなものは普段から見てる中でもわかることですし、改めて係を設けるほどではないということになり廃止。年に一度の父母参加の災害訓練時に意見を述べる場を設ける方向になっています。もちろん普段であればクラスの役員に伝えても良いわけです。
長く続いている父母会ほど形骸化してしまってなんとなくやってる仕事が多いと思います。
まずは有無の是非から考えて
次にスリム化を図るべきでしょう。
もちろん今私の所属する父母会もまだ改善の余地はあります。
仕事を減らして役員の数も減らす
仕事が減れば・・・当然それを担う担当の人材も減らせます。
私の居る父母会では役員は3分の2の人数に減りました。
役員以外の係に関しては、完全廃止です。
「お迎えの時に手伝える人が居れば手伝ってねー」程度です。
もちろん役員でも「やれる時にやる」でどうにかなる仕事内容になってます。
「今までは全員役員の仕事が回ってきたのに減ったら役員やらない人も出てきて不平等！！」
なんて意見もあると風の噂で聞きましたが、
全員が全員ずっと在園・在校するわけではありませんし、家や体の事情で難しい方がいらっしゃることもあります。
だから私としては
仕事を平等に均一に負担する
のが一概に良いとも思えません。
平等はとても難しい概念なんじゃないかな・・・と。得手不得手もあります。
多様性に柔軟な方が優しいと思うのですよね。
例えばですが、私は役員にはなっていますが出産も控えてます^^;
出産あるのに役員やるな！（役員決まった後に分かった事ですし）
出産なんて病気じゃないんだからきっちりやれ！！（切迫早産とかで入院しても！？）
・・・人それぞれ人生があります。柔軟に対応していただきたいです。
もちろん仕事や人数が減った分、
次の項では様々なやり方でやりとりを更にスピードアップ＆効率化させております。
データ共有はグーグルドライブの共有機能を活用
ここからはより具体的な話です。
ネコダは役員の会長的立場の役職になりましたが、USBでのデータ共有方法が
面倒くさい！！
と言う話になりました。
どうにかならないかと元締め達で話していた中で、私が本職で取引先とやりとりする時にたまに使っている
グーグルドライブでのデータ共有を導入してみることに。
Gmailで画像を送る時に容量が多い時などは、勝手にこのグーグルドライブから相手が閲覧する方式になります。
Gmail・・・要はグーグルアカウントさえ持っていれば誰でも使える機能です。
インターネット上のUSBメモリだと思っていただければ良いです！
この中で使える「共有アイテム」 がとっても優秀。
こちらはパソコン上の画面ですが、アプリさえダウンロードすれば
スマホでも使えます！
ここに父母会のUSBのデータを全てアップロード＆役員全員で共有設定。
スマホでも閲覧ぐらいなら余裕でできますし、パソコンがあれば編集もいつでも簡単にできてすぐに確認もできます。
スマホでもちょっとやりにくいのですが編集もできます。（ただしこれに関しては個人の持つスマホレベルに依る所が大きいです）
もちろん上記の通りスマホでも連動できるので諸々の連絡をとるのも楽チン！
※ただ私の持つandroid4の古めのスマホはちょっと閲覧がうまくできませんでした^^;
こちらに関して以下の項でさらに説明していきます。
LINEグループを活用！アルバムやノートはとにかく便利
グーグルドライブでの共有設定の他、LINEグループも役員で作りました。
何かデータを更新したらここで連絡したりしています。
重要なものはアルバムやノートに記載。
アルバムやノートはスマホを更新しても記録が残るのでその辺が安心ですね！
配布物も印刷の手間や印刷代を省くため今はデータ配信に切り替えていますが、
→作成担当が配信データ作成
→グーグルドライブへアップロード
→LINEにて連絡
→修正・校正担当がグーグルドライブでデータ確認
→LINEにて報告
→配信日に配信担当が配信
各々空いた時間でさっくりできるようになってとても快適です！
USBデータにバックアップしていた時はいちいちデータを確認しにUSBフラッシュメモリを受け渡しなどをしていてとても時間ばかりかかっていたようですが、このドライブにしてからはデータのやりとりに関しては何もストレスがありません。
メリットとデメリット
以上のデータなどの管理方法のメリットは
●データのやりとりが楽
●連絡が早い
●余計な経費がかからない
以上の点かと思います。わざわざ時間を割いてやっていた行動がネット上で済むのはとても楽です！
と言ってもデメリットもあります。
●少なくともスマホを持っていることが前提
●パソコンが必須になる人が出てくる
●全く知識のない人にはゼロから説明する手間が出てくる
さすがにガラケーしか持ってない・・・って人は居ませんでしたが
（私の所属する役員会にはないですが）「プライベート以外のLINEはNG」なんて方も居ますしね^^; そういう方はメールアドレスで対応・・・それも嫌なら手紙になってしまいます。
また、アイフォンだとアプリをダウンロードする必要も出てきます。
なので場合によってはグーグルドライブよりLINEで直接データ送信の方が使い勝手が良いこともあります。適宜変えていくのが良さそうです。
それでも我々はIT革命だと喜んで使っています(笑)
また、まだ活用しきれてはいないのですが
グーグルカレンダーの共有設定
もしていて、1年を通してやることもこのカレンダーを見れば一目瞭然となっています。ただ、こちらに関してはそこまで見ている人は居ない印象・・・。
でも私はよく見て活用させてもらってます。
父母会などの役員になった方々、ぜひこういった無料で使える機能をもっと活用していきましょう！
最近のコメント